5 dicas para fazer a mudança de seu escritório 5 dicas para fazer a mudança de seu escritório

5 dicas para fazer a mudança de seu escritório

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Uma mudança comum, de uma casa para a outra, já é uma atividade bem trabalhosa e desgastante. Então, quando falamos de mudança de escritório, o trabalho é ainda maior. Afinal, além de envolver todos os funcionários, também é preciso observar diversos detalhes para que tudo saia de acordo com o planejado. Existem diversas técnicas e itens que podem te ajudar nesse processo, como um bom planejamento, cronograma, caixas de papelão, fita adesiva personalizada, etc. Então, se quiser saber como ter uma mudança de escritório bem planejada e segura, acompanhe as 5 dicas do post de hoje.

1. Planeje com antecedência

O primeiro passo com certeza é o planejamento, pois assim, você consegue que tudo aconteça como o esperado além de ser possível reduzir e otimizar os custos. Portanto, faça um checklist com todas as ações necessárias no processo, assim como os materiais que serão transportados para evitar perder algo no caminho. Alguns itens que devem fazer parte de sua lista são:

  • Gastos da mudança;
  • Inventário de tudo o que vai para o novo espaço e o que será vendido/doado;
  • Funcionários responsáveis por cada tarefa (ou se irá contratar uma empresa);
  • Cronograma das datas e etapas;
  • Escolha do imóvel e maneira que irá transportar os pertences da empresa;
  • Objetos frágeis;
  • Organização de documentos e papelada;
  • Materiais necessários para embalagem dos produtos;
  • Contato com empresas de serviços, como água, luz, alarme e TV a cabo.

2. Embale tudo com cuidado

Essa é uma das etapas mais trabalhosas, mas também a mais importante. Isso porque, com as embalagens plásticas adequadas, você garante maior agilidade no transporte e facilidade no momento de encontrar os objetos no novo escritório. Além das tradicionais caixas de papelão, que você pode conseguir em supermercados e lojas sem custo, também é preciso providenciar jornal e plástico bolha para embalar peças mais frágeis, como eletrônicos, louças e vidro. Além disso, para complementar os cuidados com esses itens, o ideal é adquirir uma fita adesiva personalizada com as palavras “frágil” ou “cuidado” para garantir que o transporte seja feito com o devido cuidado.

Guarde tudo dentro das caixas de maneira organizada, começando pelos que menos utiliza, como objetos decorativos. Para finalizar, identifique todas as caixas com etiquetas para facilitar no momento de arrumar tudo no novo escritório. 

3. Comece o transporte dos materiais o quanto antes

Algumas empresas possuem veículos com capacidade para transportar seus próprios móveis e objetos. Se esse é o seu caso, perfeito! Contudo, se não possuir, não há nenhum problema. Basta definir qual será o melhor meio para transportar seus pertences para o novo espaço. Geralmente, essa etapa é feita por uma empresa especializada em mudanças e transporte de móveis. Sendo assim, caso você não conheça nenhuma opção que faça esse tipo de serviço, peça indicações de amigos ou procure a reputação da empresa na internet e redes sociais.

4. Divida as tarefas em equipes

É importante ainda delegar as tarefas para melhor andamento do processo, afinal, é praticamente impossível dar conta de resolver tudo sozinho. Sendo assim, escolha alguém para supervisionar o trabalho dos outros colaboradores se não tiver tempo para se encarregar disso. Escolha uma pessoa de confiança e competente para liderar, visto que essa é uma das partes mais importantes do trabalho. Inclusive, o mesmo funcionário pode até mesmo lhe ajudar com a divisão de outras atividades de acordo com as habilidades de cada membro da equipe.

5. Doe ou descarte o que não for mais necessário

Com o checklist você será capaz de ter noção de materiais que irão para o novo escritório e daqueles que não serão mais necessários. Além disso, muito provavelmente você vai perceber durante a embalagem que muitos itens você não utiliza mais. Sendo assim, caso estejam em bom estado, você pode doar para instituições de caridade ou pessoas carentes. Agora, os pertences que não estiverem em boas condições precisam ser descartados. Contudo, fique atento para realizar o descarte correto a fim de reduzir os impactos ambientais.

Dicas extras

Além do planejamento, para ter uma mudança bem sucedida e com custos reduzidos, existem ainda outros cuidados que precisam ser tomados.

Sendo assim, verifique se toda a estrutura do novo imóvel está apta para receber a mudança, como encanamentos, instalações elétricas e hidráulicas. Além disso, confira com antecedência o número de tomadas disponíveis para conectar os equipamentos elétricos, pois se forem insuficientes, será necessário instalar novas opções antes da mudança.

Providencie também a limpeza do espaço antes que os móveis cheguem, pois assim não será preciso perder tempo com essa tarefa posteriormente. Sabemos que as mudanças podem ser realmente estressantes, e por isso, você deve garantir o máximo de facilidades.

Então, agora que você sabe tudo sobre mudança de escritório, está na hora de colocar a mão na massa. Lembre-se que um bom planejamento é fundamental para que tudo ocorra da melhor maneira possível.

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